Um die automatische Abbuchung der virtuellen Kreditkarten weiterhin zu gewährleisten sind folgende Einstellungen notwendig unter:
PMS - ZAHLUNGSAUTOMATIK - ANLEGEN/BEARBEITEN
Die neue Automatik ist deutlich flexibler, individueller einstellbar.
Schritt 1:
Anlegen einer Zahlungsautomatik
Beschreibung: Selbst wählbar, z.Bsp.: Expedia HC (Hotel Collect) Non Ref
Ratentyp: refundable und/oder non refundable
Was wird abgebucht: Hier gibt es natürlich viele verschiedene Variante, daher hier 2 gängige Beispiele
a. Endreinigung wird vor Ort kassiert und von Expedia kommt nur die Nächtigung, dann ist hier "2 - Zimmerpreis - noch offen" zu wählen.
b. Überweist Expedia/Booking den kompletten Betrag inkl. Ortstaxe und Extras ist "6. - Zimmerpreis, Extras und Ortstaxe komplett (noch offen) auszuwählen.
Wann: Wenn Virtuelle Kreditkarte dann "0" Tage vor Anreise. Ab diesem Zeitpunkt sind die virtuellen Kreditkarten frei zur Abbuchung.
Kanäle: Booking und/oder Expedia
Rechnung per E-mail versenden (easybill): nein/ja (setzt eine Anbindung an Easybill voraus)
Virtuelle Kreditkarte nutzen:
a. Nein: ist zu wählen, wenn eine Automatik für eine Abbuchung angelegt wird, welche nichts mit einer Virtuellen Kreditkarten zu tun hat. Zum Beispiel Automatik für Endreinigung usw.
b. Ja, verpflichtend: in diesem Fall wird auf jeden Fall die virtuelle Kreditkarten belastet. Je nachdem was unter "Was wird abgebucht eingestellt wird nur der Zimmerpreis oder der komplette Betrag.) Fehlen hier Kreditkarte-Daten, dann kommt eine Fehlermeldung.
c. Ja, wenn vorhanden: dann prüft das System, ob eine virtuelle Kreditkarte vorhanden ist und diese wird dann herangezogen für die Abbuchung laut Einstellung unter "Was wird abgebucht"
SPEICHERN
Schritt 2 - Zuordnung
Wechseln zu PMS - Zahlungsautomatik - Zuordnung:
Für die gewünschten Kategorien die Zahlungsautomatik zuordnen
Schritt 3 - für bestehende Buchungen aktualisieren
Sollen die Zahlungsautomatiken für bestehende Buchung übernommen werden, dann zurück zu PMS - ZAHLUNGSAUTOMATIK - ANLEGEN/BEARBEITEN
und "SYNCHRONISIEREN" !!
Hier ein Beispiel, wie die Automatik angelegt werden sollte für den Fall, dass Expedia und Hotel Collect akzeptiert werden:
Schritt 4 - Kreditkartenautomatik löschen/anpassen
Wenn bisher eine Kreditkartenautomatik aktiviert ist, muss diese unbedingt direkt nach Aktivierung der Zahlungsautomatik ausgeschaltet werden. Dafür wechseln zu "Zurück zu Sync" - "Apartments / Zimmer" - "Kreditkarten Automatik"
Links unten bei "Konfiguration bearbeiten" kann die ganze Konfiguration gelöscht werden oder, wenn der automatische Kreditkarten CHECK aktiv bleiben soll, dann...
Kategoriebuchungen - NEIN
Non refundable abbuchen - NEIN
Refundable prüfen/abbuchen aktiv - JA
Refundable ab _______ € prüfen
Bei Refundable sofort 0% abbuchen (Dies wird über die Zahlungsautomtik gesteuert
Stand: 04.12.2019 - A. Frank